Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: Vrijdag 25 april 2025

1. Wie zijn wij?

Aisuma B.V.
Pesetastraat 38
2991 XT Barendrecht
KvK-nummer: 97026352
Website: https://www.aisuma.ai
E-mail: contact@aisuma.ai

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (indien ingevuld)
• Bedrijfsnaam
• Inhoud van berichten via ons contactformulier
• Aanmeldgegevens voor de nieuwsbrief
• IP-adres en browserinformatie
• Gebruikersgedrag op onze website (via cookies en tracking)
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze dienstverlening
• Facturatie- en betalingsgegevens (indien van toepassing)

3. Hoe verzamelen wij deze gegevens?

We verzamelen gegevens via:

• Het contactformulier op onze website
• Het inschrijfformulier voor de nieuwsbrief
• Automatisch via cookies en analysetools (zoals Google Analytics, Meta Pixel)
• E-mail, telefoon of andere communicatiemiddelen
• Zakelijke contracten en overeenkomsten
• Publiek toegankelijke bronnen (zoals social media, KvK)

4. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Om contact met je op te nemen naar aanleiding van je bericht
• Voor het versturen van nieuwsbrieven (alleen na aanmelding)
• Voor analyse van websitegebruik en verbetering van onze diensten
• Voor marketingdoeleinden (zoals retargeting via Meta Pixel)
• Voor algemene bedrijfsvoering en klantenbeheer
• Om onze diensten te kunnen leveren
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplicht
• Voor de beveiliging en optimalisatie van onze systemen

5. Op basis van welke grondslagen?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Jouw toestemming (bijvoorbeeld bij nieuwsbriefinschrijving)
• Uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld wanneer je een dienst bij ons afneemt)
• Gerechtvaardigd belang (zoals websiteoptimalisatie, marketing en beveiliging)
• Wettelijke verplichting (zoals fiscale bewaarplicht)

6. Geautomatiseerde besluitvorming

Aisuma maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering waarbij beslissingen worden genomen die rechtsgevolgen hebben voor personen of hen in aanmerkelijke mate treffen.

7. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De specifieke bewaartermijnen zijn als volgt:

• Contactformulieren: tot 36 maanden na laatste contact
• Nieuwsbriefgegevens: zolang je ingeschreven bent plus 1 maand na uitschrijving
• Gebruiksgegevens via cookies: zie ons cookiebeleid
• Klantgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang als nodig is voor onze dienstverlening
• Financiële administratie: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
• Backups en loggegevens: maximaal 36 maanden

Na afloop van de bewaartermijn worden je gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

8. Met wie delen wij je gegevens?

Wij delen gegevens alleen met verwerkers die namens ons diensten leveren, waaronder:

• Webflow (websitehosting)
• Make.com / n8n.io (automatisering van workflows)
• Google (Analytics, Tag Manager)
• Meta (Facebook/Instagram-advertenties)
• Eventuele toekomstige CRM-aanbieders
• Administratieve en financiële dienstverleners (boekhouding, accountants)
• IT-dienstverleners voor onderhoud en beveiliging
• Overheidsinstellingen (alleen wanneer wettelijk verplicht)

Met al deze partijen hebben wij (indien van toepassing) verwerkersovereenkomsten gesloten. Wij zien erop toe dat onze verwerkers passende beveiligingsmaatregelen treffen en zich houden aan onze richtlijnen met betrekking tot gegevensbescherming.

8.1 Subverwerkers

Onze verwerkers kunnen in sommige gevallen gebruik maken van subverwerkers. Wij verplichten onze verwerkers om ons te informeren over het gebruik van subverwerkers en ervoor te zorgen dat deze subverwerkers voldoen aan dezelfde veiligheidseisen als die wij stellen aan onze directe verwerkers.

9. Overdracht buiten de EU

Sommige tools die wij gebruiken (zoals Google en Meta) verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Deze partijen zijn gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework of bieden andere passende waarborgen voor gegevensbescherming, zoals:

• Standaard contractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie
• Bindende bedrijfsvoorschriften (Binding Corporate Rules)
• Aanvullende technische en organisatorische maatregelen

Wij zorgen ervoor dat persoonsgegevens alleen worden doorgegeven aan landen die een passend beschermingsniveau bieden of onder voorwaarden die passende waarborgen bieden.

10. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Bij je eerste bezoek krijg je de mogelijkheid om je voorkeuren in te stellen. Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

• Functionele cookies (noodzakelijk voor de werking van de website)
• Analytische cookies (om inzicht te krijgen in websitegebruik)
• Marketing cookies (voor gepersonaliseerde advertenties)

Je kunt je cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de link in de footer van onze website. Voor meer informatie verwijzen we naar ons cookiebeleid.

11. Sociale media

In de toekomst kunnen we sociale media-integraties op onze website plaatsen, zoals knoppen naar Facebook, LinkedIn, Twitter/X of Instagram. Deze knoppen kunnen cookies plaatsen en gegevens verzamelen, zelfs als je ze niet gebruikt. Wij hebben geen controle over de verwerking van gegevens door sociale media platforms. Raadpleeg het privacybeleid van deze platforms voor meer informatie.

12. Gegevens van minderjarigen

Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Als we ontdekken dat we persoonsgegevens hebben verzameld van een minderjarige zonder ouderlijke toestemming, zullen we deze gegevens zo snel mogelijk verwijderen. Als je vermoedt dat wij gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op via contact@aisuma.ai.

13. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage: Je kunt een kopie opvragen van alle gegevens die wij over je hebben.
• Recht op correctie: Je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: Je kunt verzoeken om je gegevens te laten wissen (met uitzondering van gegevens die we wettelijk moeten bewaren).
• Recht op beperking: Je kunt verzoeken om de verwerking van je gegevens tijdelijk te pauzeren.
• Recht op bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, vooral als deze gebaseerd zijn op gerechtvaardigd belang.
• Recht op dataportabiliteit: Je kunt vragen om je gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen of naar een andere partij te laten sturen.
• Recht om toestemming in te trekken: Als we je gegevens verwerken op basis van je toestemming, kun je deze toestemming altijd intrekken.

Om een verzoek in te dienen, stuur je een e-mail naar contact@aisuma.ai. Wij reageren binnen één maand op je verzoek. Voor complexe of omvangrijke verzoeken kan deze termijn verlengd worden met maximaal twee maanden, waarvan je dan op de hoogte wordt gesteld.

Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen om je identiteit te verifiëren. We proberen dit zo eenvoudig mogelijk te houden, bijvoorbeeld door je te vragen informatie te verstrekken die alleen jij zou kennen.

Als je niet tevreden bent over hoe wij met je gegevens omgaan, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

14. Toestemming intrekken

Je kunt je toestemming voor het ontvangen van onze nieuwsbrief op elk moment intrekken door:

• Te klikken op de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief
• Een e-mail te sturen naar contact@aisuma.ai

15. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of onrechtmatig gebruik. Deze maatregelen omvatten onder andere:

• Versleuteling van gevoelige gegevens
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens (alleen voor geautoriseerd personeel)
• Regelmatige beveiligingstests en updates
• Fysieke en digitale beveiligingsmaatregelen
• Bewustwordingstraining voor onze medewerkers
• Regelmatige evaluatie en verbetering van onze beveiligingsmaatregelen

16. Datalekken

In het geval van een datalek dat waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, zullen wij:

1. Het datalek onmiddellijk onderzoeken en maatregelen nemen om het te stoppen en de schade te beperken
2. Het datalek binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien vereist
3. Betrokkenen informeren over het datalek als er een hoog risico is voor hun rechten en vrijheden
4. Het datalek documenteren in ons interne datalekregister
5. Maatregelen implementeren om soortgelijke datalekken in de toekomst te voorkomen

17. Verwerkingsregister

Als onderdeel van onze compliance met de AVG/GDPR houden wij een intern verwerkingsregister bij waarin alle gegevensverwerkingsactiviteiten worden gedocumenteerd. Dit register is beschikbaar voor de Autoriteit Persoonsgegevens op verzoek.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen om te voldoen aan wettelijke wijzigingen of veranderingen in onze dienstverlening. Controleer daarom regelmatig deze pagina voor de laatste versie.

Bij ingrijpende wijzigingen die gevolgen hebben voor de manier waarop wij je gegevens verwerken, zullen we je hierover actief informeren via e-mail of een duidelijke melding op onze website.

19. Contact

Heb je vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:

Aisuma B.V.
T.a.v. Privacy
Pesetastraat 38
2991 XT Barendrecht
E-mail: contact@aisuma.ai

Deze privacyverklaring is laatst bijgewerkt op vrijdag 25 april 2025.

‍